Kosten besparen en herkennen

Hoewel de berichten in de media tegenstrijdig zijn, verwacht ik dat ook in 2010 veel ondernemingen het moeilijk zullen hebben. De sector waarin de grootste problemen zullen ontstaan, eigenlijk zijn ze er al, is de bouwsector (zowel aannemers, onderaannemers en toeleveranciers). In de bouwsector zal het met name gaan om de ondernemingen die zich in het verleden hebben gericht op nieuwbouw. Maar ook de ondernemingen die werkzaam zijn of waren voor de (semi-)overheid zullen in de problemen komen, omdat investeringen worden uitgesteld vanwege de naderende gemeenteraadsverkiezingen.

Bij de dreiging van teruglopende omzet is het nuttig en zinvol om, tegen de natuur  van een ondernemer in om op zoek te gaan naar meer omzet, ook eens een blik te werpen op de kosten van de organisatie. Om deze kosten inzichtelijk te krijgen is het van belang de boekhouding up-to-date te hebben en regelmatig de financiële rapportages te bestuderen. Hieronder zal ik een aantal regelmatig voorkomende kosten eens onder de loep nemen.

Belasting

In eerste instantie lijkt hier niet veel op te besparen, want ik kan er van uit gaan dat uw huidige accountant (als wij dat zijn is dat zeker) alle fiscale vrijstellingen en kortingen juist toepast. Onzichtbare kosten zijn de rentekosten omdat u geen of een te lage voorlopige aangifte heeft gedaan. U kunt een voorlopige aanslag regelmatig laten bijstellen en voorkomt daarmee rentekosten. Let ook op een eventuele bijstelling van de voorlopige aanslag naar beneden om liquiditeitsproblemen te voorkomen.

Salariskosten

De salariskosten zijn altijd vast en kunnen alleen verminderd worden door het ontslaan van personeel. Hierbij moet met name de effectiviteit van de organisatie in de gaten worden gehouden. Kijk eens naar de verhouding van medewerkers die direct aan de omzet bijdragen ten opzicht van de ondersteunende taken. Hebben de kosten teveel de neiging richting indirect personeel (en hoe direct en effectief bent u zelf eigenlijk bezig?), dan zit u op de verkeerde koers en moet er wat veranderen. Mensen ontslaan is niet gemakkelijk, maar u moet immers aan het voortbestaan van de onderneming denken en dus zijn moeilijke beslissingen noodzakelijk. U zou eens aan uw accountant moeten vragen of hij u hier over kan adviseren.

Reclamekosten

De natuurlijke reactie van een ondernemer is om de verloren omzet zo snel mogelijk weer terug te winnen. Hierdoor nemen vaak de reclamekosten toe. In eerste instantie lijkt hier dan ook niet zoveel besparing mogelijk. Heeft u inzichtelijk hoeveel reclamekosten u maakt in verhouding tot de omzet? Ondernemingen in de bouwsector hebben vaak hoge representatiekosten, het is nou eenmaal gebruikelijk elkaar te ontmoeten onder het genot van een smakelijke maaltijd. Maar doet u niet teveel? U zou de verhouding reclamekosten/omzet van de afgelopen jaren eens kunnen vergelijken. Ziet u een verband? Ook zou u uw verhoudingsgetallen regelmatig moeten toetsen aan branchecijfers. Doet u het beter of slechter dan de branche? Weet u waarom?

Accountants en administratiekosten

Deze kosten zijn voor mij natuurlijk het meest interessant. Besteed u uw administratie nog uit? Dit is niet meer nodig! Door middel van intelligente software zoals Reeleezee is het heel eenvoudig om zelf de administratie te doen, of een medewerker met een tijdsoverschot. Reeleezee is zo ingericht dat u ook zonder boekhoudkundige kennis kunt samenwerken met uw accountant. Samenwerken betekent in dit verband dat u, of uw medewerker, de inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften verwerkt en uw accountant de administratie per maand, of per kwartaal (meestal in combinatie met de BTW aangifte) controleert en de moeilijke boekingen doet. Zo is uw administratie altijd bijgewerkt en heeft u altijd het noodzakelijke inzicht.

Gerd van ’t Hul