Snelle hacks om tijd vrij te maken voor je privéleven of om AAN je installatiebedrijf te werken.

Tip 1: Telefoondienst organiseren

Niet meer zelf de telefoon aannemen – daar iemand anders voor aanwijzen die de goede vragen stelt en de terugbelverzoeken mét een idee over de oplossing 2x per dag aan je voorlegt. Dat kun je eindelijk de dingen die je onderhanden hebt ongestoord afmaken. En het terugbellen hoef je ook niet altijd zelf te doen – als je het eens bent met de voorgestelde oplossing. Dat scheelt een heleboel tijd.

Tip 2: E-mail filteren

Het is de moeite waard om je inkomende e-mail anders te organiseren. Met filters kun je ze automatisch in verschillende folders laten zetten. Als je die folders een prioriteit meegeeft (heel belangrijk tot onbelangrijk) pak je zelf alleen de heel belangrijke berichten op, de rest laat je over aan een medewerker (of doe je zelf wanneer je daar even tijd voor hebt). E-mail waar je in de cc. bent opgenomen hebben de laagste prioriteit. Twee voordelen: echt belangrijke mail krijgt voorrang en je hoeft de e-mail niet de hele dag in de gaten te houden. Drie keer per dag op vaste momenten werkt het beste.

Tip 3: Een virtuele assistent nemen

De meeste installateurs die wij kennen krijgen energie van technische uitdagingen. Maar de in- en verkoopfacturen, debiteurenbewaking, uren controleren, standaard offertes en al die talloze andere administratieve taken zijn een loodzware belasting als je toch al weinig tijd hebt. Een virtuele assistent kan je daar perfect vanaf helpen. Administratie en backoffice, projectmanagementondersteuning, klant- en salessupport zijn maar een paar voorbeelden waar ze de installateur perfect mee kunnen ontlasten. Google virtueel assistent en er gaat een wereld voor je open. Waardoor jij je kunt bezighouden met het werk waar je hart in ligt. En tijd over houdt voor privé.

Tip 4: Agenda-discipline

Je bent installateur geworden omdat je verstand van techniek hebt en een berg ervaring. Je medewerkers vinden het heel handig dat jij overal een oplossing voor weet. Dus staan ze op de meest ongelegen momenten aan je bureau. Stop daarmee! Prima dat er vragen zijn – maar alleen als jij daar tijd voor hebt. Niet storen tijdens andere werkzaamheden! Plan de vragen rondom de koffie, de lunch of einde werkdag. Je zult daardoor ook zien dat er minder vragen komen, omdat je medewerkers de oplossing zelf al gevonden hebben of een collega gevraagd die ze kon helpen. Kun jij zelf gewoon doorwerken aan belangrijker zaken.

Tip 5: Afmaken waar je mee bezig bent

Een enorme tijdwinner is ongestoord afmaken waar je mee bezig bent. Er is wetenschappelijk onderzocht dat elke keer dat je van werk af gehaald wordt, je ongeveer twintig minuten nodig hebt om weer in de flow te komen van wat je onderhanden hebt. Nog anders gezegd, als je drie keer of meer van je werk wordt gehaald, presteer je per saldo zelf niets. Hoe organiseer je dat? Blokken in je agenda, iedereen laten weten dat als je bezig bent je alleen voor brand of ander onheil gestoord mag worden. Zet een stoel tegen je kantoordeur onder de klink. Moet je kijken hoe lekker dat werkt.

Tip 6: Online in plaats van fysiek afspreken

Door de pandemie is bijna iedereen gewend geraakt aan online besprekingen. Dat geldt dus ook voor jullie klanten, partners, leveranciers en medewerkers. Dat bespaart om te beginnen een heleboel reistijd. Maar het is ook een feit dat online vergaderingen korter en zakelijker zijn. Zorg daarbovenop voor een duidelijke agenda en een actielijst om iedereen bij de les te houden. Scheelt zeeën van tijd.

Tip 7: Prioriteren met de Eisenhower-Matrix

Misschien werk je al met lijstjes om niets te vergeten. Die hebben de neiging om steeds langer te worden, waardoor je het overzicht verliest. Daar had VS-president Eisenhower ook last van. Die bedacht een matrix met vier kwadranten om zijn tijd zo effectief mogelijk te besteden. Niet belangrijk/Belangrijk op de ene as. Op de andere as Urgent/Niet urgent. Op die manier kom je toe aan het echt belangrijke werk en hou je het overzicht en de controle.

Tip 8: Pommodoro methode

Een effectieve manier om tijd te besparen is de Pommodoro techniek. Een pommodoro staat voor een taak van 25 minuten waaraan je onafgebroken geconcentreerd 25 minuten achter elkaar werkt, zonder afleiding. Daarna een pauze van vijf minuten. En dan de volgende. Een prima manier om bijvoorbeeld je achterstand weg te werken door je dag op die manier in te delen. Er zijn allerlei apps die je kunt downloaden om je werk- en pauzetijden in te stellen. Maar met een gewone wekker gaat het ook prima. Je zult jezelf verbazen hoeveel werk je ineens kunt verzetten in zo weinig tijd.

Tip 9: Staand vergaderen en afspreken

Bespreking zijn korter, beslissingen worden sneller genomen en er komt meer creativiteit vrij als je voortaan je besprekingen staand doet in plaats van zittend. Beter voor je rug en je bloedsomloop en meer ruimte voor non-verbale communicatie. Door TNO is onderzocht dat staand vergaderen de vergadertijd gemiddeld met 1/3^e verkort. Keer het aantal aanwezigen en het uurtarief levert dat behalve tijdwinst ook een boel geld op.

Tip 10: Vragen van collega’s

Als installateur ben je de vraagbaak voor je opdrachtgevers, maar vaker nog voor je collega’s/medewerkers. Makkelijk en snel, dan hoeven ze zelf niet na te denken. Begin eens met het weigeren van vragen als er geen antwoord(suggesties) bij zijn. Stuur de vraagsteller weg met de drie bekende vragen ‘wat, hoe en waarom’. Ze mogen pas terugkomen als ze die antwoorden zelf bedacht hebben. Dat kost in eerste instantie tijd, maar op den duur zul je zien dat je minder gestoord wordt voor vragen en beter aan je eigen werk toekomt.

Benieuwd naar onze POWER-methode voor installateurs om structureel tijd over te houden? Maak een online afspraak met Gerd en vul het groene formulier in.