0297-231717
Wanneer is er sprake van onderhanden werken, en wanneer van onderhanden projecten? En waarom is het onderscheid zo belangrijk voor de jaarrekening en de belastingaangifte? Het zijn veel gestelde vragen waar wij in dit blogartikel wat dieper op ingaan. Lees meteen ook wat de vereisten voor een projectadministratie zijn. Zo weet je zeker dat je op de juiste manier aan de administratieplicht voldoet.
Wat is onderhanden werk?
Onderhanden werk is een product dat je voor eigen rekening en risico maakt. De opbrengst en de winst worden pas uitgekeerd als het product klaar is en verkocht kan worden. Daarom maakt onderhanden werk ook deel uit van de voorraden op de balans van de jaarrekening. Het wordt gewaardeerd tegen kostprijs of de actuele waarde. Meer of minder werk heeft geen waarde op de balans. Het is zelfs zo dat je nog kans hebt op incourante voorraad. Ook is het zo dat je bij onderhanden werk geen termijnfacturen kunt sturen. Dit maakt dat je de winst pas neemt bij verkoop.
Kortom: het risico komt volledig voor rekening van de ondernemer, totdat het werk klaar is voor verkoop. Onderhanden werk komt regelmatig voor bij bedrijven die wat grotere projecten hebben lopen, maar die (nog) niet in opdracht van een klant worden uitgevoerd. Denk hierbij aan een bouwproject waarvan een aantal huizen nog niet op voorhand verkocht zijn. De niet verkochte huizen presenteer je op je jaarrekening als onderhanden werk.
Wat zijn onderhanden projecten?
In tegenstelling tot onderhanden werk, worden onderhanden projecten wel in opdracht van een klant uitgevoerd. Je factureert dan ook tussentijds. Op de jaarrekening worden onderhanden projecten gepresenteerd onder de vlottende activa. De gerealiseerde kosten en winstopslag staan erop, minus de gedeclareerde termijnen en te verwachten verliezen. Meer- en minderwerk moeten op de balans staan. Naarmate het project vordert, neem je ook de winst hierin mee.
Onderhanden projecten die op de balansdata nog niet klaar zijn, moet je op die manier presenteren op de balans en de winst- en verliesrekening. Laten we nog even kijken naar het voorbeeld van de huizen dat we eerder noemden. Is bij het bouwproject een aantal huizen wel al op voorhand verkocht? Dan is dit een onderhanden project. Er zijn dan kopers, waardoor het een project in opdracht is.
Het risico van een slechte administratie
Ben je een DGA? Hou dan in je achterhoofd dat je zowel als persoon als bestuurder aansprakelijk gesteld kan worden bij een faillissement. Bijvoorbeeld als je jouw administratie niet op de juiste manier bijhoudt. Als je hier in jouw installatiebedrijf mee te maken hebt, is het belangrijk dat je het onderscheid kent tussen onderhanden werk en onderhanden projecten. En dat je begrijpt hoe je dit op je balans en winst- en verliesrekening presenteert.
Zo administreer je onderhanden projecten
Onderhanden projecten op de juiste manier administreren is belangrijk. Daarbij kun je onderscheid maken tussen aanneemcontracten en regiewerken. Bij aanneemcontracten is een vaste prijs afgesproken met de opdrachtgever – bij regiecontracten is de prijs variabel. Die wordt dan bepaald door de projectkosten, inclusief een toeslag of winstpercentage. Dit is goed te administreren als je projectkosten en opbrengsten aan de juiste verslagperiode toerekent. Zo kun je de onderhanden projecten op de juiste manier in de jaarrekening verwerken.
Dit zijn de vereisten voor een goede projectadministratie
De vereisten voor een projectadministratie zijn:
- De project opbrengsten zijn betrouwbaar
- De status van de onderhanden projecten naar mate van voortschrijden van het werk
- De aan een project toe te rekenen kosten zijn betrouwbaar te bepalen
- Vergelijking mogelijk van werkelijke kosten met begroting of voorcalculatie
Bij regiecontracten zijn de vereisten als volgt:
- Is het waarschijnlijk dat de voordelen aan de vennootschap kunnen toevloeien?
- Zijn de aan het project toe te rekenen kosten betrouwbaar?
Zo presenteer je de winst
Zogeheten ‘kleine rechtspersonen’ mogen de winst naar rato meenemen. Of opvoeren bij oplevering of afronding van het project. Bij winst naar rato ben je verplicht de voortgang op betrouwbare wijze vast te stellen. De manier waarop je de winst meeneemt, sluit ook aan bij het fiscale winstbegrip in de vennootschapsbelasting.
Alleen als de winst niet – op een verantwoorde wijze – aan een jaar toegerekend wordt, mag je die aan het einde van het project meenemen. Het is dus niet toegestaan onderhanden werk of onderhanden projecten te presenteren onder de post ‘te factureren omzet’.