0297-231717
Werk ik efficiënt genoeg? Ga met deze 5 tips aan de slag…
Tip 1: Maak duidelijk hoe je organisatie er uit ziet
Heb je manusjes-van-alles in dienst? Laat mij dan alvast verklappen dat die niet bestaan. Niemand kan overal goed in zijn. Als niet duidelijk is wie welke rol en verantwoordelijkheid heeft, worden zaken soms dubbel of helemaal niet gedaan. En dan komt het uiteindelijk op jouw bordje terecht.
Vandaar de tip:
- Maak een organisatieschema
- Denk dan eerst aan de rollen en niet aan de mensen die je hebt zitten.
- Maak een beschrijving van hun functie, taken en verantwoordelijkheden. Dan weet jij wat je kan verwachten en je mensen weten wat ook van hen verwacht wordt.
- Plaats dan je huidige mensen bij de rollen die je hebt vastgesteld.
- Communiceer dit daarna met je team. Leg ook waarom je dit doorvoert, om het draagvlak te vergroten.
Dit (nieuw) organisatieschema maakt dat jij mensen beter en eerlijker kunt aanspreken. Je voelt je ook prettiger om het gesprek aan te gaan met een medewerker, als het allemaal niet loopt zoals het zou moeten. Bijkomend voordeel is dat op termijn de organisatie makkelijker zelf problemen oplost doordat verantwoordelijkheden lager in de organisatie liggen.
Tip 2: Benoem een Klant Service Coördinator
Waarschijnlijk wordt bij jou de telefoon opgenomen door je planner of boekhouder. Om meerdere redenen is dat niet de juiste functionaris om de telefoon op te nemen. Zo duurt het bij iedere stoornis gemiddeld 10 minuten voordat je weer verder kunt met de taak waar je mee bezig was. Als de telefoon 4 keer in het uur gaat, dan is het verlies bij deze persoon dus 40 minuten!
Boekhouders opgeleid als boekhouder. Op de telefoon zou je juist iemand willen zetten die ervaring heeft in het servicegericht te woord staan van klanten. Iemand die intern voor je klant op komt en daardoor ook bijdraagt aan een glimlach van je klant!
Onze oplossing is het benoemen van een Klant Service Coördinator. Dat is een functie in je installatiebedrijf die de directie en je technisch specialisten ontzorgt door administratieve en klantenservice taken uit handen te nemen én die opgeleid is voor deze taken. Omdat deze mensen in de huidige arbeidsmarkt van Nederland lastig zijn te vinden kun je overwegen deze functionaris vanuit het buitenland (bijvoorbeeld Suriname) in te zetten. Bijkomend voordeel is dat je kosten laag blijven, omdat de salarissen daar veel lager liggen. Werk ik efficiënt genoeg?
Tip 3: Ga naar de cloud
Heb je nog geen systeem dat vanuit de cloud werkt? Onze ervaring is dat een systeem dat 24 uur, 7 dagen per week benaderbaar is bijdraagt aan een efficiënte organisatie.
Overweeg daarom je software die nu nog op je server of lokaal draait, over te doen naar de cloud. Het is nu een goed moment, want er zijn veel moderne toepassingen ten opzichte van vroeger, tegen veel lagere kosten. Denk aan Serviceplanner en Bouw7. Je kunt dan ook gelijk je werkbonnensysteem digitaliseren en al je monteurs van iPads voorzien, omdat alles via het internet benaderbaar is.
Vergeet je team niet mee te nemen in deze verandering. Hoe mooi zou het zijn als zij net als de mensen op kantoor alles kunnen zien en doen via hun iPad? Dat scheelt ook weer heel wat belletjes naar kantoor.
Tip 4: Beschrijf processen
Maak een beschrijving van de belangrijkste processen in je bedrijf. Voorbeeld van beschrijvingen zijn: wat doe je als een klant belt bij een storing, welke vragen stel je dan? Hoe wordt de planning vastgesteld? Hoe komen we van werkbon naar factuur?
Tip 5: Neem je team mee bij verbeteren processen
Het eerste doel van het beschrijven van processen is natuurlijk dat alles op dezelfde manier loopt. Maar bijkomend voordeel is dat je er over na gaat denken hoe het beter kan. Laat je team ook input leveren, zij werken er dagelijks mee en weten wat wel waar nog verbetering kan zijn.
Wat goed werkt is met je team gaan zitten en iedere week een proces oppakken. Dat kan in een half uur gedaan zijn. Gebruik gele Post-its als hulpmiddel. Dan kun je gelijk alles naast elkaar zetten. Lees ook ‘Het structureren van de onderneming’
Werk ik efficiënt genoeg?
Wij hebben veel ervaring met het optimaliseren van processen bij installatiebedrijven. Je zult merken dat je er niet meteen bent, maar dat het wat tijd en aandacht van je zal vragen. Maar na een korte periode zul je al wel kleine effecten merken die je meer rust geven. Neem contact met ons op als je hulp nodig hebt bij het invoeren van deze tips. We helpen je graag.