0297-231717
Maar zo gaat dat nu eenmaal. En als het project wordt uitgevoerd zoals je in gedachten hebt blijft er alsnog een mooi resultaat over. Maar hoe ga je er nu voor zorgen dat de kosten binnen de perken blijven en dat er niet veel te veel uren worden geschreven op dit project? Hoe hou je controle over onderhanden projecten?
Wat is de definitie van een goed project? Is dat een project waar je een goed financieel resultaat op behaald? Of is het een project waar je je creativiteit in kwijt kunt? Misschien vind je het wel veel belangrijker dat het project binnen een bepaalde periode wordt afgerond. Er zijn kortom veel criteria die ertoe kunnen leiden dat een project winstgevend blijft. Het criterium met de meeste financiële impact is uiteraard die van het financiële resultaat van het project. Maar hoe bewaak je dit resultaat terwijl er aan alle kanten factoren zijn die dit kunnen beïnvloeden? Heb jij controle over onderhanden projecten?
Tip 1 Een goede voorbereiding is het halve werk
Bij het opstellen van de offerte van het project heb je al een goed inzicht gekregen in de kosten die je verwacht voor dit project. Deze kosten ga je uiteraard niet allemaal aan het begin van het project maken en helaas ook niet allemaal aan het einde van het project. Om een goed beeld te krijgen van wanneer je de kosten wel verwacht is het verstandig om het project op te delen in 3 onderdelen, te weten: voorbereiding, uitvoering en afronding.
Verdeel de kosten en de uren uit je offerte nu over deze drie onderdelen en voeg bij ieder onderdeel ook een begindatum en een einddatum toe. Op deze manier kun je de diverse onderdelen goed afbakenen en kun je de planning verder uitwerken.
Tip 2 Blijf op de hoogte
Gedurende het project is het van groot belang om de voortgang van de gemaakte kosten en de verantwoorde uren goed in de gaten te houden. Alleen dan hou je controle over onderhanden projecten. Door periodiek de gemaakte kosten en de verantwoorde uren te vergelijken met de vooraf ingeschatte kosten en uren behoud je een goed overzicht van de voortgang van het project. Ook geeft het je de mogelijkheid om tijdig in te grijpen indien je merkt dat je uit de pas loopt.
Zorg er ook goed voor dat jij niet de enige bent die hierop blijft letten. Maak voor alle monteurs inzichtelijk hoeveel uur er gepland is voor een bepaald project. En doe dit niet alleen bij aanvang van het project, maar vooral gedurende de uitvoering. Het is helaas onmogelijk om alle opdrachten binnen de planning af te ronden. Door bewustheid te creëren vergroot je wel de kans dat het project een succes wordt.
Tip 3 Meten is weten
Het project is afgerond en de klant is tevreden. Al met al is het een succesvol project geweest, maar hoeveel heeft dit project nu daadwerkelijk opgebracht. De nacalculatie van afgeronde projecten is heel belangrijk om grip te houden op het resultaat van je onderhanden projecten. Want met behulp van de nacalculatie ga je er namelijk achter komen waarom het ene project wel succesvol is en het andere project niet.
In dit geval vinden wij een project succesvol indien het financiële eindresultaat beter of gelijk is aan wat er van tevoren uit de offerteberekening is gebleken. Dit noemen wij de norm waaraan het latere resultaat van het project wordt beoordeeld.
Bij het na calculeren is belangrijk om te beoordelen waar de verschillen door zijn ontstaan. Heeft er zich een onverwachte situatie voorgedaan waardoor er meer uren gemaakt moesten worden? Of is er bij het opstellen van de offerteberekening iets te zuinig gerekend voor de benodigde materialen? Hoe vaker je een project achteraf beoordeelt, hoe beter de offerte wordt die je daarna maakt. Heb jij al controle over onderhanden projecten?
Een van de belangrijkste gegevens voor het opstellen van een goede offerte of nacalculatie is jouw kostprijs. Wanneer heb je deze voor het laatst bepaald?